Как повысить эффективность работы на удаленке

В начале года мы и представить не могли, что нас ожидает: режим повышенной готовности, самоизоляция, удалённая работа, паника и экономический кризис. Мы ждали весну, планировали отпуск на май и лето, мечтали каждый о своём — а потом увидели, что всё готово развалиться за считанные дни.

Тем не менее жизнь продолжается — и пора приспосабливаться к новым реалиям. Формат удалённой работы, раньше знакомый лишь фрилансерам, теперь пришёл почти в каждую семью. Вместо офиса — стол в гостиной или даже на кухне, ноутбук, Zoom и чашка домашнего чая. И хотя сейчас офлайн-работа понемногу возвращается — не факт, что ситуация не повторится.

Все эти перемены отражаются на нашей продуктивности. Сложно понять, что даёт нам время, сэкономленное на ежедневной дороге до офиса, так ли сильно мешают работать члены семьи или соседи, — но ясно, что важно самоорганизоваться, чтобы эффективно решать рабочие задачи. В этой статье поговорим о том, как можно оценивать продуктивность в условиях дистанционной работы — с точки зрения и самого сотрудника, и компании.

На старте определимся с термином «продуктивность» — будем считать, что это степень результативности работы в условиях удалёнки. Если из дома мы выполняем задачи так же хорошо или даже лучше, чем из офиса, то работа будет считаться продуктивной. Если всё наоборот — продуктивность отрицательная.

Оценивать продуктивность будем по ключевым критериям, а выводы делать по их сумме.

Как оценить свою продуктивность?

Предлагаем воспользоваться нашей системой самостоятельной оценки. В конце каждой рабочей недели обдумывайте несколько вопросов, ставя в качестве ответа балл от 0 до 10, где 0 — совсем плохо (ничего), 10 — очень хорошо (много). Отвечайте на вопросы максимально честно, иначе метод не работает. Вспомните всё, что происходило на неделе, откройте рабочие записи, перечитайте переписки с коллегами. Основывайтесь как на фактах, так и на своих внутренних ощущениях.

Вопросы для оценки:

• Есть ли положительный результат от выполненных вами задач? Насколько эффективно удалось решить задачи, которые стояли передо вами на этой неделе?
• Насколько эффективно решены возникшие в ходе рабочего процесса проблемы?
• Объём работы, выполненный вами за эту неделю, ниже, равен, или выше того, что получился бы из офиса? Здесь можно ориентироваться на следующие показатели: 0 — ниже, 5 — равен, 10 — выше. Например, если за неделю из дома удалось сделать чуть больше, чем обычно в офисе, — можно поставить 6 или 7.
• Уложились ли вы в сроки по задачам?
• Насколько полезным для рабочего процесса было общение с руководителем?
• Насколько эффективным было общение с коллегами?
• Насколько вы чувствуете себя полезными, выполняя работу?
• Приобрели ли вы новые навыки?
• Насколько вам хватает знаний и компетенций для выполнения вашей работы? Показатели-ориентиры: 0 — совсем не хватает, 10 — полностью хватает.
• Как вы оцениваете своё эмоциональное состояние, сопутствующее рабочему процессу? 0 — подавлены, 10 — воодушевлены.

В конце каждой недели у вас будет набор чисел (показателей), которые можно перевести в графики двух видов:

Общий график недели — поможет выявить усреднённый показатель продуктивности работы на конкретной неделе. Продуктивным считаем тот график, на котором все показатели больше или равны 6. Это будет коэффициент общей продуктивности за неделю.

Отдельные графики по каждому показателю — они помогут проследить динамику продуктивности. Например, на этой неделе на первый вопрос вы ответили 4, на следующей — 7, потом — 6, и так далее. И так по каждому пункту: десять вопросов — десять графиков.

С помощью этих графиков также можно выявить свои сильные и слабые стороны, увидеть тенденции. Например, если на девятый вопрос вы всегда ставите 2 или 3, то стоит задуматься об обучении.

Как повысить свою продуктивность во время удалённой работы?

Фокусируйтесь не на количестве отработанных часов, а на качестве работы.

Если вы просидите у компьютера положенные 8 часов, но выполните всего одну незначительную задачу — ваша продуктивность будет отрицательной, это понятно и без графика. Лучше прислушаться к своему организму и биологическим ритмам, выбрав для труда именно те часы, в которые ваша голова работает лучше всего. Получится марш-бросок, когда вы на пике своей эффективности за несколько часов сможете решить важные и сложные задачи.

Грамотное планируйте рабочее время.

Обязательно прописывайте, что должны сделать за предстоящую неделю и в каждый конкретный день. Обозначайте для одного дня несколько важных неотложных задач и выполняйте их в свои эффективные часы. Остальное рабочие время можно посвятить менее сложным и срочным задачам. Не нагружайте один день только трудными задачами — это может привести к выгоранию.

Следите за дедлайнами.

Сейчас, когда много проектов вроде бы сдвинулись на неопределённый срок, очень важно следить за временем — это не даст потерять полный контроль над ситуацией. Дедлайны важны как для вашего руководства, коллег и клиентов, так и для вас самих.

Фиксируйте каждую новую идею.

Смена обстановки, модификация задач, адаптация к новой реальности — всё это позволяет оценить всю работу с другого ракурса. Возможно, вы увидите, что ваш проект прекрасно будет коллаборировать с чем-то неожиданным. Не исключено, что, просто глядя в окно на привычный вид, вы найдёте решение проблемы, над которой мучились несколько недель. Гениальные, прорывные мысли зачастую приходят неожиданно.

Как компании оценивать сотрудников?

Оценивать продуктивность могут не только сами сотрудники, но и компании. Это позволяет работодателю держать ситуацию под контролем, понимать проблемные зоны, грамотно мотивировать команду. В этот процесс могут быть включены как руководители подразделений, так и HR-отдел.

Первое, что о чём нужно задуматься компаниям, — детальный контроль выполненных задач и уход от подсчёта отработанных часов. Большинство работодателей и до перехода на удалёнку пользовались CRM-системами для постановки и контроля задач. А сейчас такой мониторинг как никогда актуален.

Второе: важно следить не только за качеством выполненных задач, но и за сроками. В этих же бизнес-системах легко ставить и отслеживать дедлайны.

Третье: необходимо проводить как общие онлайн-совещания, так и созвоны с каждым сотрудником. Это даст понимание и настроения команды в целом, и её отдельных участников. Полезно спрашивать сотрудников об их новых идеях по задачам и организации работы, интересоваться, как они видят развитие проекта в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Четвёртое: обратная связь. Эффективнее всего собирать её на нескольких уровнях.

• Обратная связь от каждого сотрудника о результативности в период удалённой работы. Подойдёт небольшой опросник, в котором можно отразить как технические показатели (результат решённых задач, соблюдение сроков, непосредственная польза от общения с коллегами), так и эмоциональные (оценка уровня вовлечённости, усталости или вдохновения от работы). За основу можно взять приведённые выше десять вопросов.
• Обратная связь от каждого сотрудника по поводу взаимодействия с коллегами на удалёнке. Можно предложить выбрать несколько человек, взаимодействие с которыми наиболее важно для респондента, и запросить по ним обратную связь. Также можно спросить о конкретных сотрудниках. Это позволит рассмотреть процессы и коммуникации внутри команды с разных точек зрения.
• Обратная связь от клиентов. Если этот метод уместен, то пренебрегать им не стоит. Эти данные могут выявить неожиданные моменты, на которых стоит сфокусироваться.

Удалённая работа стала для многих принципиально новым явлением, в которое пришлось резко погрузиться. Но если взять под контроль факторы, описанные выше, то есть все шансы выйти из кризиса победителями. Если удалёнка уже стала для вас новой реальностью — в ней необходимо оставаться такими же продуктивными.