Методы и инструменты управления проектами

Управление проектами — одна из основных отраслей менеджмента. Профессии проджект- и продакт-менеджера сегодня едва ли не самые популярные на hh.ru. Многие молодые специалисты хотят работать в команде, где реализуются и продвигаются новые идеи и где от замысла до результата — несколько шагов. Реальность меняется так быстро, что традиционные методы управления проектами — те, что транслируются на факультетах в большинстве вузов, — теряют актуальность.

В этой статье мы вкратце рассмотрим наиболее востребованные на сегодняшний день инструменты для управления проектами — как конкретные системы и механизмы, так и платформы для командной работы.

Долгое время лидирующей концепцией был Waterfall (каскадный метод). Это тот самый стабильный традиционный менеджмент, с помощью которого делали прорывы проджекты XX века. Этот метод заключается в строгой последовательности задач: перепрыгивать этапы или возвращаться к предыдущим нельзя. Все шаги в проекте должны быть чётко запротоколированы, и на новую ступень можно перейти, только когда пройдена предыдущая. К сожалению, этот подход лишает возможности учитывать изменения, которые могут произойти во время работы над проектом, и задаёт большой срок поэтапной работы.

Agile — система гибких подходов к управлению проектами, наиболее популярная сегодня. Основные принципы, сделавшие её уникальной:

• готовность к изменениям на любом этапе проекта;
• главный результат — работающий продукт;
• фокус на эффективном межличностном общении — совещания «по делу»;
• сотрудничество с заказчиком.

Основные подходы agile-системы

Scrum

Центральное понятие этого подхода — спринты, краткосрочные этапы работы над проектом. Смысл в том, что команда приступает к спринту сразу после постановки задач на него, а по окончании обсуждает результаты. Такое дробление увеличивает производительность и помогает сконцентрироваться на задачах, которые важны здесь и сейчас. Сотрудники работают над проектом, двигаясь от цели к цели, а не аврально загружены на месяцы вперёд. 

Kanban

Японская система работы с проектами, зародившаяся на заводе Toyota. Основной принцип — визуализация процесса и движение карточек с задачами по этапам их выполнения. Kanban позволяет увидеть, насколько быстро и эффективно идёт работа, сколько задач сейчас выполняется, не перегружены ли сотрудники. На принципе Kanban основаны многие популярные приложения для организации командной проектной работы — например, Trello.

Lean

Инструмент работы с проектами и продуктами, который предлагает уделять больше внимания результату, ориентируясь на его ценность для заказчика. Основной концепт — устранить этапы, которые не значимы для пользователя (заказчика), но на которые компании приходится тратиться. Гибкость такого agile-подхода позволяет быстро оценивать меняющуюся ситуацию на рынке и приспосабливаться к новым условиям.

Инструменты и приложения для командной работы над проектами

Помимо Trello, есть много платформ, которые помогают упорядочить и визуализировать работу над проектом. Крупные компании часто используют Jira, Asana, Notion, Битрикс 24 и Favro. Разберём подробнее каждый из инструментов.

Jira

Основное преимущество этой системы — абсолютная прозрачность и простота в управлении. Участник команды ставит задачу, назначает ответственных, определяет дедлайны, и главное — выбирает методы работы с задачей в зависимости от её специфики. В Jira можно задать спринт, использовать метод Kanban, делать дорожные карты проекта. Такая система наиболее актуальна для IT-проектов, где важно быстро и эффективно распределить задачи и процессы между разработчиками. История работы над задачами сохраняется в Jira, и по итогам спринта можно посмотреть отчёт.

Asana

Англоязычная платформа для работы с проектами. В Asana можно создавать профайл для каждого участника команды, ставить задачи с дедлайнами, назначать ответственных — в общем, организовывать стандартные удобные механизмы работы. Преимущество системы ещё и в том, что профили сделаны максимально простыми и информативными: сразу видно, какие задачи необходимо выполнить как можно скорее, а какие могут подождать. Также можно наблюдать за ходом работы у участников команды, чтобы вовремя мотивировать их. Опять же, в условиях прозрачности.

Notion

Система, которая объединяет множество инструментов и приложений: таблицы, базы данных, задачи, канбан-доски, заметки… Позволяет выбирать шаблоны для проекта или для решения отдельных задач. Кажется, что обилие информации и механизмов в Notion может запутать, но это не так: платформа выстроена логично, и разобраться в её функциях несложно. Важно только выбрать именно те шаблоны и инструменты, которые соответствуют специфике проекта.

Битрикс 24

Отечественные разработчики не отстают, и сегодня для управления проектами у нас есть вполне конкурентоспособная платформа 1С Битрикс 24. Это и соцсеть для компании, и система постановки задач, и канбан-доски, и даже звонки — в общем, вся база инструментов, которая может потребоваться бизнесу. Битрикс 24 подходит не только для IT — в этой системе можно вести разные проекты, от фармацевтических до культурных. И всё сделано на русском языке.

Favro

Удобный сервис, похожий на Битрикс 24. Можно ставить задачи с дедлайнами, создавать группы и команды для работы, составлять графики и доски проектов, запускать чаты. Преимущество системы — возможность интегрировать в неё другие сервисы: Google Drive / Calendar, Slack, Dropbox, Jira. То есть результаты работы над проектом на других платформах будут доступны и в Favro. Один из девизов разработчиков: «Перестаньте терять время, разбираясь в процессах, — вместо этого работайте над прогрессом».

У каждой из упомянутых платформ есть удобное приложение для смартфона.

Системы управления проектами позволяют сотрудникам быть включёнными в процесс всегда и везде, отслеживать изменения, читать и оставлять комментарии, ставить и выполнять задачи, следить за графиком и быстро оформлять отчётность. Уже сложно представить, как строился бизнес-процесс, когда всё было на бумаге или в простых документах Microsoft Office. Результат налицо — чем легче организовать работу, тем быстрее и качественнее воплощаются идеи.